Dokumentation und Abrechnung in der Sozialen Arbeit
Dokumentation und Abrechnung in der Sozialen Arbeit hängen zusammen, sind aber zweierlei: Die Dokumentation hält fest, was fachlich geschah. Der Leistungsnachweis belegt gegenüber dem Kostenträger, dass die vereinbarte Leistung erbracht wurde. Wie dieser Nachweis aussieht, regeln keine bundeseinheitlichen Formulare, sondern Vereinbarungen nach den §§ 78a ff. SGB VIII und §§ 123 ff. SGB IX sowie Landesrahmenverträge und Einzelvereinbarungen.
Der Beitrag ordnet ein, welche Vorschriften den Rahmen setzen, warum Arbeitszeit und Leistungszeit nicht dasselbe sind und wie Sie den Nachweis auf das Erforderliche begrenzen. Für die fachliche Dokumentation selbst lesen Sie ergänzend Rechtssichere Dokumentation in sozialen Berufen.
- Jugendhilfe: Bei Leistungen in Einrichtungen setzt die Entgeltübernahme durch den Träger der öffentlichen Jugendhilfe grundsätzlich drei Vereinbarungen voraus (§ 78b Abs. 1 und 3 SGB VIII).
- Eingliederungshilfe: Leistungen durch Dritte setzen grundsätzlich eine schriftliche Vereinbarung mit dem Träger der Eingliederungshilfe voraus (§ 123 Abs. 1 und 5 SGB IX).
- Formulare, Höhe der Stundensätze und Nachweisfristen regeln Rahmenverträge und Vereinbarungen, nicht das Gesetz.
- Arbeitszeit (Erfassung der Beschäftigten) und Leistungszeit (Nachweis gegenüber dem Kostenträger) sind getrennt zu betrachten.
- In den Nachweis gehört, was zur Abrechnung erforderlich ist, nicht die gesamte Fallakte.
Vereinbarungen nach §§ 78a ff. SGB VIII und §§ 123 ff. SGB IX
Die §§ 78b bis 78g SGB VIII gelten unter anderem für Heimerziehung und betreute Wohnformen (§ 34), Tagesgruppe (§ 32) und Eingliederungshilfe nach § 35a in Einrichtungen (§ 78a Abs. 1); Landesrecht kann sie auf weitere Leistungen erstrecken (Abs. 2).
| Frage | Jugendhilfe (SGB VIII) | Eingliederungshilfe (SGB IX) |
|---|---|---|
| Grundregel | Bei Leistung in einer Einrichtung: Entgeltübernahme, wenn Vereinbarungen über Leistungsangebote, Entgelte und Grundsätze der Qualitätsbewertung bestehen (§ 78b Abs. 1) | Bewilligung durch Dritte nur bei schriftlicher Vereinbarung (§ 123 Abs. 1) |
| Ohne Vereinbarung | Übernahme nur, wenn im Einzelfall geboten, insbesondere nach der Hilfeplanung (§ 78b Abs. 3) | Nur wenn alle Voraussetzungen des § 123 Abs. 5 vorliegen (u. a. Besonderheit des Einzelfalls, keine höhere Vergütung als vergleichbar vereinbart) |
| Inhalt | Leistungsmerkmale wie Art, Ziel, Qualität, Personal, Qualifikation; Entgelte müssen leistungsgerecht sein (§ 78c) | Leistungs- und Vergütungsvereinbarung (§ 125 Abs. 1); Pauschalen nach Gruppen oder Stundensätzen (§ 125 Abs. 3) |
| Streit | Schiedsstelle auf Antrag, sechs Wochen nach schriftlicher Aufforderung ohne Vereinbarung (§ 78g Abs. 2) | Schiedsstelle auf Anrufung, drei Monate nach Aufforderung ohne Vereinbarung (§ 126 Abs. 2) |
| Rahmen | Rahmenverträge auf Landesebene (§ 78f) | Rahmenverträge auf Landesebene (§ 131), u. a. zu Leistungspauschalen und Prüfverfahren |
In beiden Systemen gelten Vereinbarungen für einen künftigen Zeitraum; nachträgliche Ausgleiche sind unzulässig (§ 78d Abs. 1 SGB VIII; § 123 Abs. 2 SGB IX). Schiedsstellenentscheidungen können bis zum Antragseingang zurückwirken (§ 78g Abs. 3 SGB VIII; § 126 Abs. 3 SGB IX).
Leistungsnachweis und Fachleistungsstunden: was das Gesetz sagt und was nicht
Der Begriff „Fachleistungsstunde“ kommt in den hier gelesenen Vorschriften nicht vor. Nach § 125 Abs. 3 SGB IX sind Leistungspauschalen nach Gruppen mit vergleichbarem Bedarf oder nach Stundensätzen zu kalkulieren; andere geeignete Verfahren können vereinbart werden. Was als abrechenbare Stunde zählt (etwa Wege-, Team- oder Dokumentationszeit) und wie der Nachweis geführt wird, regelt das Gesetz nicht; maßgeblich sind Vereinbarung und Landesrahmenvertrag (vgl. § 131 Abs. 1 SGB IX).
Bestehen tatsächliche Anhaltspunkte für Pflichtverletzungen, prüft der Träger der Eingliederungshilfe Wirtschaftlichkeit und Qualität, auch unangekündigt; Landesrecht kann auf diesen Anlass verzichten. Der Leistungserbringer muss auf Verlangen die erforderlichen Unterlagen vorlegen (§ 128 Abs. 1 und 2 SGB IX) und wird über das Ergebnis schriftlich unterrichtet (Abs. 3).
Arbeitszeiten in der Sozialarbeit dokumentieren: Arbeitszeit ist nicht Leistungszeit
Für diesen Beitrag gilt eine Arbeitsunterscheidung, die kein Gesetzesbegriff ist: Arbeitszeit betrifft das Arbeitsverhältnis, Leistungszeit den Nachweis gegenüber dem Kostenträger. Arbeitszeit umfasst auch Zeiten, die nicht abrechenbar sind, etwa Teamsitzung oder Verwaltung.
Zur Arbeitszeit: Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muss der Arbeitgeber die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 (acht Stunden) hinausgehende Arbeitszeit aufzeichnen; die Nachweise sind „mindestens zwei Jahre aufzubewahren“. Das Bundesarbeitsgericht (2022) leitete mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ab, dass Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfassen müssen, für die der Gesetzgeber keine abweichende Regelung nach Art. 17 Abs. 1 der Richtlinie 2003/88/EG getroffen hat (Leitsatz 1). Aus § 16 Abs. 2 Satz 1 ArbZG folgt das nach dieser Entscheidung nicht. Stand November 2026 gilt das Arbeitszeitgesetz in der Fassung von 2024. Wie Ihr Träger die Zeit erfasst, legen Dienstvereinbarung, Tarifvertrag und Träger fest.
Was gehört in den Nachweis und was nicht? Datenminimierung
Die Fachakte und der Abrechnungsnachweis haben unterschiedliche Zwecke. Der Träger der öffentlichen Jugendhilfe darf Sozialdaten nur erheben, soweit ihre Kenntnis „zur Erfüllung der jeweiligen Aufgabe erforderlich ist“ (§ 62 Abs. 1 SGB VIII); bei freien Trägern ist ein entsprechender Schutz sicherzustellen (§ 61 Abs. 3 SGB VIII). Daraus folgt als fachliche Faustregel, nicht als gesetzliche Vorgabe: Der Nachweis enthält, was die Vereinbarung verlangt, und nicht den Gesprächsinhalt.
| Gehört meist in den Nachweis | Gehört in die Fallakte, nicht in den Nachweis |
|---|---|
| Datum, Dauer, Art der Leistung nach Vereinbarung | Inhalt des Gesprächs, Beobachtungen, Bewertungen |
| Bezug zur bewilligten Hilfe oder zum Gesamtplan | Familiäre und gesundheitliche Details ohne Abrechnungsbezug |
| Name oder Kürzel der leistenden Fachkraft, wenn verlangt | Vermutungen über Dritte |
Welche Angaben Ihr Kostenträger tatsächlich verlangt, steht in der Vereinbarung oder im Rahmenvertrag. Klären Sie Zweifel mit Leitung und Datenschutzbeauftragten. Zur Schweigepflicht lesen Sie Schweigepflicht & Sozialdatenschutz.
In 4 Schritten zu einem sauberen Nachweis
Was gilt als Leistung, in welcher Form, bis wann?
Arbeitszeit und Leistung getrennt festhalten.
Nur die geforderten Angaben, ohne Fallinhalte.
Mit Leitung klären, wer prüft und wo abgelegt wird.
Häufige Fragen
Was ist ein Leistungsnachweis in der Sozialen Arbeit?
Ein Nachweis gegenüber dem Kostenträger, dass die vereinbarte Leistung erbracht wurde. Inhalt und Form regeln Vereinbarung und Rahmenvertrag; ein bundeseinheitliches Formular nennen die gelesenen Vorschriften nicht.
Was ist eine Fachleistungsstunde?
In der Praxis wird der Begriff oft für eine abrechenbare Stunde fachlicher Leistung verwendet (Praxiswissen, keine Legaldefinition). In den gelesenen Gesetzen ist er nicht definiert; was zählt, ergibt sich aus Vereinbarung und Landesrahmenvertrag.
Muss mein Arbeitgeber meine Arbeitszeit erfassen?
Das Bundesarbeitsgericht leitete 2022 aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG eine Pflicht zur Erfassung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ab. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG ist die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen. Die Ausgestaltung regeln Träger und Mitbestimmung.
Darf der Kostenträger die Unterlagen prüfen?
In der Eingliederungshilfe ja: Bei tatsächlichen Anhaltspunkten für Pflichtverletzungen prüft der Träger der Eingliederungshilfe, auch unangekündigt; Unterlagen sind auf Verlangen vorzulegen (§ 128 SGB IX). Für die Jugendhilfe wurde hier keine entsprechende Prüfnorm ausgewertet.
Gehört der Gesprächsinhalt in den Abrechnungsnachweis?
In der Regel nicht, sofern die Vereinbarung ihn nicht verlangt. In der Jugendhilfe dürfen Sozialdaten nur erhoben werden, soweit ihre Kenntnis für die Aufgabe erforderlich ist (§ 62 Abs. 1, § 61 Abs. 3 SGB VIII).
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Zum Selbstlernkurs: Rechtssichere Dokumentation in der Sozialen Arbeit →Weitere Beiträge: Dokumentation Soziale Arbeit: einfach in 5 Schritten und Rechtssichere Dokumentation in der Kinder- und Jugendhilfe.
Rechtsstand: November 2026 (Abruf der Gesetze am 3. November 2026). Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Welche Vorgaben für Ihre Tätigkeit gelten, legen Gesetz, Kostenträger und Ihr Träger fest. Landesrahmenverträge und Einzelvereinbarungen wurden nicht ausgewertet.
Arbeitsschutzgesetz. (2025). § 3 Grundpflichten des Arbeitgebers. Vom 7. August 1996 (BGBl. I S. 1246), zuletzt geändert durch Artikel 7 des Gesetzes vom 22. Dezember 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 369). Bundesministerium der Justiz. https://www.gesetze-im-internet.de/arbschg/__3.html
Arbeitszeitgesetz. (2024). §§ 3, 16. Vom 6. Juni 1994 (BGBl. I S. 1170, 1171), zuletzt geändert durch Artikel 52 des Gesetzes vom 23. Oktober 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 323). Bundesministerium der Justiz. https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__16.html
Bundesarbeitsgericht. (2022). Beschluss vom 13. September 2022 – 1 ABR 22/21. https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/1-abr-22-21/
Sozialgesetzbuch Achtes Buch. (2026a). §§ 61, 62. In der Fassung der Bekanntmachung vom 11. September 2012 (BGBl. I S. 2022), zuletzt geändert durch Artikel 9 des Gesetzes vom 23. April 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 111). Bundesministerium der Justiz. https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_8/__61.html, …/__62.html
Sozialgesetzbuch Achtes Buch. (2026b). §§ 78a–78g. In der Fassung der Bekanntmachung vom 11. September 2012 (BGBl. I S. 2022), zuletzt geändert durch Artikel 9 des Gesetzes vom 23. April 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 111). Bundesministerium der Justiz. https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_8/__78a.html, …/__78b.html, …/__78d.html,…/__78g.html
Sozialgesetzbuch Neuntes Buch. (2026). §§ 123, 125, 126, 128, 131. Vom 23. Dezember 2016 (BGBl. I S. 3234), zuletzt geändert durch Artikel 2b des Gesetzes vom 24. Juli 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 228). Bundesministerium der Justiz. https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_9_2018/__123.html, …/__128.html, …/__131.html
Stand: November 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.