Rechtssichere Dokumentation in der Sozialen Arbeit

Worum geht es?

Dokumentation wird in der Sozialen Arbeit oft als Papierkram erlebt. Dieser Selbstlernkurs zeigt, warum sie ein Teil der fachlichen Arbeit selbst ist: Sie dient dem Erinnern und Nachdenken, dem Nachweis des eigenen Handelns und der Steuerung von Hilfen. Sie lernen, wie Sie Beobachtung und Einschätzung trennen, nur Erforderliches festhalten und im Kinderschutz, im Hilfeplan und in der digitalen Akte nachvollziehbar schreiben. Jedes Modul enthält ein fiktives Fallbeispiel, das zwei Fassungen oder Vorgehensweisen gegenüberstellt, und eine Übung.

Das nehmen Sie mit

• Ein Verständnis der drei Funktionen von Dokumentation: fachlich, rechtlich und steuernd.
• Den Aufbau eines Eintrags aus Rahmen, Beobachtung, Einschätzung und Vereinbarung.
• Die Frage, ob eine Weitergabe von Informationen auf einer Einwilligung oder einer gesetzlichen Befugnis beruht.
• Ein Vorgehen für Gefährdungseinschätzungen, Hilfepläne und Einträge in der elektronischen Akte.
• Zehn Grundregeln und eine Audit-Checkliste für Ihre eigene Dokumentationsroutine.

Für wen ist dieser Kurs?

Der Kurs richtet sich an Fachkräfte, Studierende und Quereinsteiger:innen der Sozialen Arbeit. Die Fallbeispiele stammen aus ganz unterschiedlichen Arbeitsfeldern:

• stationäre Jugendhilfe, Tagesgruppe, Erziehungsbeistandschaft und Familienhilfe,
• Schulsozialarbeit und offene Kinder- und Jugendarbeit,
• Eingliederungshilfe und ambulant betreutes Wohnen,
• Sozialdienst im Krankenhaus, Suchtberatung und Wohnungslosenhilfe.

Die Module im Überblick

1. Modul 1 – Grundlagen & Funktionen: Sie unterscheiden die drei Funktionen der Dokumentation und wenden sechs Grundprinzipien auf eigene Notizen an.
2. Modul 2 – Rechtliche Grundlagen: Sie ordnen Dokumentationspflichten ihren Rechtsquellen zu und lernen die Betroffenenrechte kennen, etwa das Auskunftsrecht.
3. Modul 3 – Sozialdatenschutz & Schweigepflicht: Sie klären vor jeder Weitergabe, ob eine wirksame Einwilligung oder eine gesetzliche Befugnis vorliegt.
4. Modul 4 – Was, wann & wie dokumentieren: Sie gliedern Einträge und ersetzen Etiketten durch konkrete, überprüfbare Beschreibungen.
5. Modul 5 – Hilfeplanverfahren (§ 36): Sie halten Bedarf, Ziele und Beteiligung fest und formulieren SMARTe Ziele.
6. Modul 6 – Digitale Dokumentation & IT-Sicherheit: Sie lernen Zugriffsrechte, Revisionssicherheit, Löschkonzept und den vorsichtigen Umgang mit KI-Werkzeugen kennen.
7. Modul 7 – Kindeswohlgefährdung (§ 8a): Sie dokumentieren Anhaltspunkte, Beratung durch eine insoweit erfahrene Fachkraft und nächste Schritte quellenklar.
8. Modul 8 – Qualitätssicherung, Haftung & Reflexion: Sie gehen Einträge mit einer Audit-Checkliste durch und schließen Lücken mit gekennzeichneten Nachträgen.

Fachliche Grundlage

Der Kurs stützt sich auf frei zugängliche Gesetze (u. a. SGB VIII, SGB X, DSGVO, § 203 StGB) und Fachpublikationen, die in den Modulen nach APA 7 angegeben sind. Zentrale Quellen:

• Goldberg, B. (2021). Schweigepflicht und Datenschutz in der Sozialen Arbeit und Beratung.
• Bundesarbeitsgemeinschaft Landesjugendämter (2023). Qualitätsmaßstäbe und Gelingensfaktoren für die Hilfeplanung gemäß § 36 SGB VIII.
• Zentrum Bayern Familie und Soziales – Bayerisches Landesjugendamt (2022). Fachliche Empfehlungen zur Umsetzung des Schutzauftrags nach § 8a SGB VIII.

Häufige Fragen

Was kostet der Kurs?

Der Selbstlernkurs ist kostenlos. Sie schreiben sich ein und lernen im eigenen Tempo.

Wie läuft das Lernen ab?

Sie bestimmen Reihenfolge und Tempo selbst. Am Ende jedes Moduls können Sie es selbst als erledigt markieren. Zu jedem Modul gibt es freiwillige Selbstreflexionsfragen, die nur Ihrer eigenen Einschätzung dienen und nicht bewertet werden.

Erhalte ich einen Nachweis?

Sobald Sie alle acht Module bearbeitet und als erledigt markiert haben, steht Ihre Teilnahmebescheinigung bereit. Ob eine Stelle, etwa Ihr Träger, sie anrechnet, entscheidet allein diese Stelle.

Darf ich Sozialdaten ohne Einwilligung weitergeben?

Der Kurs stellt dar: Eine Weitergabe ist grundsätzlich nur mit wirksamer Einwilligung oder auf Grundlage einer gesetzlichen Befugnis möglich, zum Beispiel im Kinderschutz nach § 4 KKG. Selbst dann gehen nur die erforderlichen Angaben weiter, und die Abwägung wird dokumentiert. Im Zweifel fragen Sie Leitung, Datenschutzbeauftragte oder Rechtsberatung; der Kurs ersetzt keine Rechtsberatung.