Dokumentationssoftware Soziale Arbeit: Auswahl & Datenschutz

Dokumentationssoftware in der Sozialen Arbeit ist dann geeignet, wenn sie Ihre fachliche Dokumentation abbildet und zugleich den Sozialdatenschutz technisch und organisatorisch absichert. Prüfen Sie vor allem Rollen und Rechte, Protokollierung, Löschfunktionen und einen sauber geregelten Auftrag an den Dienstleister. Verantwortlich für die Auswahl ist Ihr Träger, nicht die einzelne Fachkraft.

Zum Einsatz von KI-Diensten lesen Sie KI in der Dokumentation der Sozialen Arbeit; die fachlichen Grundlagen der Aktenführung stehen in Rechtssichere Dokumentation in sozialen Berufen.

Dokumentation in der Sozialen Arbeit digital: Sozialdaten und DSGVO

Sozialdaten sind personenbezogene Daten, die eine in § 35 SGB I genannte Stelle im Hinblick auf ihre Aufgaben nach dem Sozialgesetzbuch verarbeitet (§ 67 Abs. 2 SGB X). Nach § 35 Abs. 1 SGB I dürfen Leistungsträger und die weiteren dort genannten Stellen sie nicht unbefugt verarbeiten. Dazu gehört, den Zugang innerhalb der Stelle auf Befugte zu beschränken. Soweit die DSGVO nicht unmittelbar gilt, regeln das Zweite Kapitel des SGB X und die übrigen Bücher des Sozialgesetzbuchs die Verarbeitung von Sozialdaten abschließend (§ 35 Abs. 2 SGB I).

Für alle Stellen des Trägers der öffentlichen Jugendhilfe, etwa das Jugendamt, erklärt § 61 Abs. 1 SGB VIII diese Vorschriften für anwendbar. Werden Einrichtungen und Dienste freier Träger in Anspruch genommen, ist nach § 61 Abs. 3 SGB VIII sicherzustellen, dass der Schutz der personenbezogenen Daten in entsprechender Weise gewährleistet ist. Die Pflicht trifft den öffentlichen Träger, setzt aber auch für die Software freier Träger einen hohen Maßstab.

Grundsätze: Zweckbindung, Datenminimierung, Speicherbegrenzung

Art. 5 DSGVO verlangt unter anderem festgelegte Zwecke, die Beschränkung auf das Notwendige, begrenzte Speicherdauer sowie angemessene Sicherheit; der Verantwortliche muss die Einhaltung nachweisen können (Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte, o. J.). Im Jugendamt dürfen Sozialdaten nach § 63 Abs. 1 SGB VIII gespeichert werden, soweit das für die jeweilige Aufgabe erforderlich ist. Daten aus unterschiedlichen Aufgabenbereichen dürfen nur unter den Voraussetzungen des § 63 Abs. 2 SGB VIII zusammengeführt werden. Eine Software sollte diese Trennung abbilden können.

Auswahlkriterien für Dokumentationssoftware in der Sozialarbeit

Die Datenschutzaufsichtsbehörden nennen als typische Maßnahmen ein Berechtigungs- und Rollenkonzept nach dem Erforderlichkeitsprinzip, ein sicheres Authentifizierungsverfahren und ein Löschkonzept (Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder [DSK], 2024). Der Europäische Datenschutzausschuss betont, Zugriffe für Mitarbeitende mit unterschiedlichen Rollen von Anfang an auf das Nötige zu begrenzen (European Data Protection Board [EDPB], 2020).

Auftragsverarbeitung: Wenn die Software von einem Dienstleister betrieben wird

Betreibt ein Dienstleister die Software oder speichert er die Daten für Sie, handelt er in der Regel als Auftragsverarbeiter. Der Verantwortliche darf nach Art. 28 Abs. 1 DSGVO nur Auftragsverarbeiter wählen, die hinreichende Garantien für geeignete Schutzmaßnahmen bieten. Erforderlich ist ein Vertrag oder ein anderes Rechtsinstrument (Art. 28 Abs. 3 DSGVO); weitere Auftragsverarbeiter nur mit vorheriger schriftlicher Genehmigung des Verantwortlichen (Art. 28 Abs. 2 DSGVO). Auch Fernwartung mit Zugriffsmöglichkeit auf Daten kann Auftragsverarbeitung sein. Der Verantwortliche bleibt für die Verarbeitung insgesamt verantwortlich (DSK, 2018).

Für Stellen nach § 35 SGB I, etwa Jugendämter, kommen Sonderregeln hinzu: Der Auftrag ist nach § 80 Abs. 1 SGB X nur zulässig, wenn der Verantwortliche ihn seiner Rechts- oder Fachaufsichtsbehörde rechtzeitig vorher schriftlich oder elektronisch anzeigt (Angaben nach Abs. 1 Nr. 1–4). Nach § 80 Abs. 2 SGB X ist die Verarbeitung im Inland, in der EU oder gleichgestellten Staaten zulässig, in Drittstaaten nur bei einem Angemessenheitsbeschluss. Nicht-öffentliche Stellen dürfen nur unter den Voraussetzungen des § 80 Abs. 3 SGB X beauftragt werden. Wie weit diese Zusatzregeln für Ihren Träger gelten, klären Sie mit der Datenschutzbeauftragten oder dem Datenschutzbeauftragten.

Klientendaten verwalten: Löschkonzept nach Ende der Hilfe

Ein Löschkonzept legt fest, welche Daten wie lange aufbewahrt und wann sie gelöscht oder gesperrt werden. Konkrete Fristen ergeben sich aus Gesetz, Kostenträger- und Trägervorgaben, nicht aus der Software. Für Sozialdaten kennt das Gesetz zudem Ausnahmen: Stehen etwa satzungsmäßige oder vertragliche Aufbewahrungsfristen entgegen oder würde die Löschung schutzwürdige Interessen der betroffenen Person beeinträchtigen, tritt nach § 84 Abs. 3 und 4 SGB X die Einschränkung der Verarbeitung an ihre Stelle. Fragen Sie deshalb vor dem Kauf, ob die Software Fristen je Aktenart und eine Sperrung ermöglicht.

Digitale Akte oder Papier: ein Vergleich

Einführung im Team in 5 Schritten

Qualitätsfragen behandelt Qualitätsmanagement in der Sozialen Arbeit; Hinweise zur Schweigepflicht finden Sie unter Schweigepflicht & Sozialdatenschutz.

Häufige Fragen