Mitarbeitergespräche führen heißt, mit einzelnen Beschäftigten strukturiert über Arbeit, Zusammenarbeit und Entwicklung zu sprechen – vom jährlichen Entwicklungsgespräch über Feedback bis zum Kritik- oder Rückkehrgespräch. Gut geführte Mitarbeitergespräche schaffen Klarheit über Erwartungen, stärken die Beziehung zwischen Leitung und Team und machen Vereinbarungen verbindlich.

In Einrichtungen der Kinder- und Jugendhilfe, der Pflege und der Eingliederungshilfe tragen Leitungen dabei eine besondere Verantwortung: Sie arbeiten im Auftrag eines Trägers, oft mit einer Interessenvertretung und unter hohem Personaldruck. Dieser Beitrag zeigt, welche Gesprächsformen es gibt, welche Regeln gelten und welche Kommunikationsmodelle in der Praxis tragen. Wer die Personalführung in der sozialen Einrichtung gezielt stärken möchte, findet am Ende eine passende Fortbildung zum Thema Mitarbeitergespräche führen.

Welche Mitarbeitergespräche gibt es?

Nicht jedes Gespräch zwischen Tür und Angel ist ein Mitarbeitergespräch. Gemeint sind geplante Termine mit klarem Anlass, ungestörtem Rahmen und einem festgehaltenen Ergebnis. Die folgende Übersicht hilft bei der Einordnung.

Ob und in welcher Form solche Gespräche verpflichtend sind, ist nicht gesetzlich geregelt, sondern hängt vom Träger, von Arbeits- oder Tarifverträgen und von Vereinbarungen mit der Interessenvertretung ab. Für Kitas wird etwa empfohlen, in der Einrichtungskonzeption auch Regelungen zu Personalentwicklungsgesprächen zwischen Träger und Leitung festzuhalten (Bundesarbeitsgemeinschaft Landesjugendämter [BAGLJÄ], 2024).

Rechtlicher Rahmen beim Mitarbeitergespräche führen

Arbeitgeber ist der Träger. Nach § 106 GewO kann er Inhalt, Ort und Zeit der Arbeit sowie Ordnung und Verhalten im Betrieb nach billigem Ermessen bestimmen und muss dabei auf Behinderungen Rücksicht nehmen. Eine Leitung nutzt dieses Weisungsrecht nur, soweit es ihr übertragen wurde. Was im Gespräch vereinbart wird, kann Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung nicht ändern. Absprachen zur Arbeitszeit müssen sich beispielsweise innerhalb der Regeln bewegen, bei denen der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG mitbestimmt. Für kirchliche Träger gilt eigenes Mitarbeitervertretungsrecht, für öffentliche Träger das Personalvertretungsrecht (§ 118 Abs. 2 BetrVG).

Beim Dokumentieren gelten die Grundsätze aus Art. 5 Abs. 1 DSGVO: Notizen sollen zweckgebunden, sparsam, richtig und vertraulich sein. Beschäftigte haben nach Art. 15 DSGVO ein Auskunftsrecht, auch über Gesprächsprotokolle. Angaben zur Gesundheit gehören zu den besonderen Kategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO – deshalb fragen Leitungen im Rückkehrgespräch nicht nach Diagnosen oder Ursachen einer Erkrankung. Das BEM nach § 167 Abs. 2 SGB IX ist ein eigenständiges Verfahren: Es greift, wenn Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen arbeitsunfähig waren, und setzt ihre Zustimmung voraus. Nach Mitteilung einer Schwangerschaft ist der Beschäftigten zudem ein Gespräch über Anpassungen ihrer Arbeitsbedingungen anzubieten (§ 10 MuSchG).

Kommunikationsmodelle für Feedback- und Kritikgespräche

Das Kommunikationsquadrat nach Schulz von Thun (1981) erinnert daran, dass jede Aussage eine Sach-, eine Selbstkundgabe-, eine Beziehungs- und eine Appellseite hat. Ein sachlich gemeinter Hinweis kann beim Gegenüber als Abwertung ankommen – wer das weiß, formuliert bewusster und fragt nach. Rogers (2018) beschreibt Empathie, bedingungsfreie Wertschätzung und Echtheit als Haltungen, die aktives Zuhören erst möglich machen.

Gerade im Kritikgespräch hilft die Gewaltfreie Kommunikation nach Rosenberg (2016): Leitungen schildern eine Beobachtung, benennen ihr Gefühl und das dahinterliegende Bedürfnis und formulieren eine Bitte statt einer Forderung. Moralische Urteile oder Vergleiche mit Kolleg:innen blockieren dagegen die Verständigung. Zeigt ein Konflikt bereits deutliche Verhärtungen, lohnt der Blick auf das Stufenmodell von Glasl (2024): Je weiter eine Auseinandersetzung eskaliert ist, desto eher braucht es Unterstützung von außen.

So gelingt ein Jahresgespräch: Ablauf in vier Schritten

Das Jahresgespräch bietet auch Raum, psychische Belastungen anzusprechen. Diese sind nach § 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG Teil der Gefährdungsbeurteilung, deren Verantwortung beim Träger liegt (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung [DGUV], 2019). Hinweise aus Gesprächen können so in den Arbeitsschutz einfließen.

Häufige Fragen