KI-Dokumentation in der Sozialen Arbeit ist möglich, aber nur unter klaren Bedingungen: Falldaten sind Sozialdaten und oft Berufsgeheimnisse, deshalb braucht jede Eingabe eine Rechtsgrundlage, eine Freigabe durch den Träger und eine konsequente Reduktion auf das Nötigste. Die fachliche Verantwortung für jede Aktennotiz und jeden Bericht bleibt dabei immer bei der Fachkraft, nicht beim Sprachmodell.

Viele Teams erhoffen sich von Sprachmodellen Entlastung beim Schreiben. Gleichzeitig treffen hier Datenschutz-Grundverordnung, Sozialdatenschutz, Schweigepflicht und die europäische KI-Verordnung aufeinander. Dieser Beitrag ordnet die Regeln ein und zeigt, wie ein verantwortbarer Arbeitsablauf aussehen kann.

Warum KI-Dokumentation in der Sozialen Arbeit besonders heikel ist

Im Datenschutz gilt ein Verbot mit Erlaubnisvorbehalt: Personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn eine Einwilligung oder eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt (Art. 6 DSGVO; Goldberg, 2021). Wer ein Gesprächsprotokoll in ein Eingabefeld kopiert, verarbeitet diese Daten. Hinzu kommt, dass Notizen aus Beratung, Pflege oder Jugendhilfe häufig Gesundheitsangaben enthalten – und Gesundheitsdaten zählen nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO zu den besonders geschützten Kategorien.

Für Sozialleistungsträger schützt das Sozialgeheimnis (§ 35 SGB I) die Daten der Betroffenen; ausgestaltet wird es durch die §§ 67–85a SGB X und in der Kinder- und Jugendhilfe durch die §§ 61 ff. SGB VIII. Nimmt die Jugendhilfe freie Träger in Anspruch, ist nach § 61 Abs. 3 SGB VIII sicherzustellen, dass der Sozialdatenschutz dort entsprechend gewährleistet ist. Besonders streng ist § 65 SGB VIII: Anvertraute Sozialdaten dürfen nur mit Einwilligung der Person, die sie anvertraut hat, oder bei einer weiteren gesetzlichen Erlaubnis weitergegeben werden. Zusätzlich stellt § 203 StGB das unbefugte Offenbaren von Berufsgeheimnissen unter Strafe. Ob die Eingabe in eine KI-Anwendung im Einzelfall eine Offenbarung ist, lässt sich nicht pauschal beantworten – hier sind Leitung und Datenschutzbeauftragte gefragt.

Pseudonymisierung von Falldaten: was sie leistet und was nicht

Pseudonymisierung bedeutet nach Art. 4 Nr. 5 DSGVO, dass Daten ohne zusätzliche Informationen keiner bestimmten Person mehr zugeordnet werden können. Das ist ein wichtiger Schutz, macht Daten aber nicht anonym. Die Datenschutzkonferenz betont, dass das Streichen von Namen und Adressen nicht genügt, weil sich ein Personenbezug auch aus dem Zusammenhang ergeben kann (DSK, 2024). Seltene Diagnosen, ein ungewöhnlicher Beruf oder ein kleiner Wohnort reichen oft aus, um eine Familie wiederzuerkennen.

Dass fachliche Kommunikation ohne Klarnamen funktioniert, zeigt die Praxis: Fallbesprechungen und Supervision sind mit pseudonymisierten Daten zulässig (Goldberg, 2021), und § 4 KKG sieht für die Beratung durch eine insoweit erfahrene Fachkraft ausdrücklich eine pseudonymisierte Übermittlung vor.

KI Datenschutz in der sozialen Einrichtung: Aufgaben des Trägers

Ob eine KI-Anwendung überhaupt genutzt werden darf, entscheidet nicht die einzelne Fachkraft. Die Datenschutzkonferenz (2024) geht davon aus, dass bei extern betriebenen Anwendungen in der Regel eine Auftragsverarbeitung vorliegt, die einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO erfordert. Für Sozialdaten setzt § 80 SGB X zusätzlich voraus, dass der Verantwortliche seiner Rechts- oder Fachaufsichtsbehörde rechtzeitig vor der Auftragserteilung bestimmte Angaben mitteilt. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO wird bei KI-Anwendungen vielfach nötig sein. Empfohlen wird außerdem, Anwendungen zu bevorzugen, die Ein- und Ausgaben nicht zum Training nutzen, und Beschäftigten klare interne Weisungen zu geben – etwa in einer KI-Richtlinie des sozialen Trägers.

Die KI-Verordnung (EU) 2024/1689 verpflichtet Betreiber nach Art. 4, Maßnahmen für ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz ihres Personals zu ergreifen. Eine bestimmte Schulungsform schreibt sie nicht vor. Die EU-Kommission hat am 19. November 2025 vorgeschlagen, daraus eine Förderaufgabe von Kommission und Mitgliedstaaten zu machen (COM(2025) 836); dies ist bislang nur ein Vorschlag. Kirchliche und öffentliche Träger können zudem eigenen Datenschutzregeln unterliegen.

Berichte mit KI schreiben: ein verantwortbarer Ablauf

Sprachmodelle können sogenannte Halluzinationen erzeugen: erfundene Angaben, die überzeugend klingen (Plafky, 2026). Bei KI-Aktennotizen ist die Endkontrolle durch die Fachkraft daher unverzichtbar. Hinzu kommt das Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO: Betroffene können eine Kopie ihrer Daten verlangen, Texte sollten also sachlich und für sie nachvollziehbar sein. Im Kinderschutz bleibt die Gefährdungseinschätzung nach § 8a SGB VIII ohnehin eine Aufgabe mehrerer Fachkräfte; beschriebenes Vorgehen und Bewertung sind dabei getrennt zu dokumentieren (ZBFS-BLJA, 2022).

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