Modul 5 · Dokumentation im Hilfeplanverfahren (§ 36)
🎯 Lernziele dieses Moduls
- Sie halten im Hilfeplan Bedarf, Ziele, Art und Umfang der Hilfe, Zuständigkeiten und den nächsten Überprüfungstermin vollständig fest.
- Sie machen die Sichtweisen des Kindes oder Jugendlichen und der Personensorgeberechtigten möglichst mit deren eigenen Worten sichtbar.
- Sie formulieren vage Absichten in SMARTe Ziele mit klaren Anzeichen der Zielerreichung um.
- Sie dokumentieren bei der Fortschreibung nachvollziehbar, welche Ziele erreicht, angepasst oder neu vereinbart werden – und begründen, wenn Wünsche nicht umgesetzt werden.
1 Was ist der Hilfeplan (§ 36 SGB VIII)?
Ist eine Hilfe zur Erziehung voraussichtlich für längere Zeit zu leisten, soll ein Hilfeplan aufgestellt werden (§ 36 Abs. 2 S. 2 SGB VIII). Er hält den festgestellten Bedarf, die Art der Hilfe und die notwendigen Leistungen fest – und ist zugleich das zentrale Dokumentations- und Beteiligungsinstrument der Kinder- und Jugendhilfe.
Der Hilfeplan verbindet drei Ebenen: die fachliche Steuerung (Was soll erreicht werden?), die Beteiligung (Wer entscheidet mit?) und die Dokumentation (Was wurde vereinbart und erreicht?). Damit ist er das praktische Herzstück der in Modul 1 beschriebenen Funktionen.
Inhaltlich hält der Hilfeplan mindestens fest: den festgestellten erzieherischen Bedarf, die vereinbarten Ziele, die Art und den Umfang der Hilfe, die Zuständigkeiten (Wer tut was?) sowie den Termin der nächsten Überprüfung. Wichtig ist, dass er nicht als starres Protokoll, sondern als Aushandlungsergebnis lesbar ist: Er dokumentiert einen gemeinsamen Verständigungsprozess zwischen Familie und Fachkräften. Das Gesetz verlangt hierfür ausdrücklich das Zusammenwirken mehrerer Fachkräfte – die Einschätzung soll nicht von einer einzelnen Person allein getroffen werden, sondern im kollegialen Austausch, was ebenfalls zu dokumentieren ist.
2 Beteiligung ist Pflicht
§ 36 verlangt das Zusammenwirken mehrerer Fachkräfte und die Beteiligung des Kindes/Jugendlichen und der Personensorgeberechtigten. Ihre Sichtweisen, Wünsche und das Wunsch- und Wahlrecht (§ 5 SGB VIII) sind zu berücksichtigen und zu dokumentieren. Seit dem Kinder- und Jugendstärkungsgesetz (2021) muss die Beratung vor der Entscheidung über die Hilfe in einer für Eltern und Kind verständlichen, nachvollziehbaren und wahrnehmbaren Form erfolgen (§ 36 Abs. 1 SGB VIII). Hat das Kind Geschwister, ist der Geschwisterbeziehung bei Aufstellung und Überprüfung des Hilfeplans Rechnung zu tragen (§ 36 Abs. 2 S. 3). Personen, Dienste oder Einrichtungen, die bei der Hilfe mitwirken, werden beteiligt; bei Bedarf auch andere öffentliche Stellen wie die Schule (§ 36 Abs. 3). Nicht sorgeberechtigte Eltern sollen einbezogen werden, soweit dies erforderlich ist und den Hilfezweck nicht gefährdet (§ 36 Abs. 5).
Beteiligung heißt: nicht über die Menschen hinweg planen, sondern mit ihnen – und das im Hilfeplan sichtbar machen (z. B. „Herr und Frau B. wünschen …", „J. (14) möchte …").
Beteiligung muss altersgerecht gestaltet sein: Ein Vorschulkind wird anders einbezogen als ein/e Jugendliche/r. Entscheidend ist, dass die jungen Menschen ihre Sicht einbringen können und diese – möglichst mit ihren eigenen Worten – im Hilfeplan auftaucht. Werden Wünsche aus fachlichen Gründen nicht umgesetzt, ist auch das nachvollziehbar zu begründen. So bleibt transparent, dass beteiligt, aber verantwortlich entschieden wurde.
3 Ziele wirksam formulieren (SMART)
Vage Ziele lassen sich nicht überprüfen. Bewährt hat sich das SMART-Prinzip:
Konkret und überprüfbar – woran erkennt man die Zielerreichung?
Von den Beteiligten mitgetragen, nicht aufgezwungen.
Im Rahmen der Möglichkeiten erreichbar.
Mit Zeithorizont und Überprüfungsdatum.
4 Fortschreibung & Überprüfung
Nach § 36 Abs. 2 S. 2 SGB VIII ist regelmäßig zu prüfen, ob die gewählte Hilfeart weiterhin geeignet und notwendig ist; der Hilfeplan wird entsprechend fortgeschrieben. Dokumentiert wird: Wurden die Ziele erreicht? Was hat sich verändert? Welche Ziele gelten weiter, welche werden angepasst? So entsteht ein nachvollziehbarer roter Faden über den gesamten Hilfeverlauf – fachlich wie rechtlich unverzichtbar.
5 Fall aus der Praxis: ein Hilfeplanprotokoll – zwei Fassungen
Tagesgruppe (§ 32 SGB VIII). M. (10) besucht seit einem halben Jahr an vier Nachmittagen pro Woche die Gruppe; die Mutter, Frau S., ist allein personensorgeberechtigt. Im Hilfeplangespräch zur Fortschreibung sitzen die fallführende Fachkraft des Jugendamts, die Bezugsfachkraft der Tagesgruppe, Frau S. und M. zusammen. Das Protokoll (fiktives, anonymisiertes Beispiel):
| Merkmal | Erste Fassung | Überarbeitete Fassung |
|---|---|---|
| Rahmenangaben | keine (Datum, Ort, Beteiligte fehlen) | Datum, Uhrzeit, Ort, Beteiligte mit Funktion |
| Zielerreichung | „läuft gut“ – nicht überprüfbar | je Ziel: erreicht oder teilweise erreicht, mit Beleg (Wochenlisten, Termine) |
| Beteiligung | Sicht von M. und Frau S. fehlt | Wünsche beider in eigenen Worten (§ 36 Abs. 1 und 2 SGB VIII) |
| Nicht umgesetzte Wünsche | kommen nicht vor | fachlich begründet und M. erklärt |
| Verantwortung | einseitig: „Die Mutter muss …“ | Wer tut was bis wann – auch Anpassungen auf Seiten der Fachkräfte |
| Fortschreibung | „Ziele bleiben bestehen“ | Ziele bilanziert, neues Ziel vereinbart, Eignung und Notwendigkeit eingeschätzt, Termin festgelegt |
✍️ Übung (ca. 10 Minuten)
Erziehungsbeistandschaft (§ 30 SGB VIII). Im bisherigen Hilfeplan für A. (15) stehen die folgenden Ziele. Formulieren Sie sie SMART um und ergänzen Sie, wie die Sicht von A. im Hilfeplan sichtbar werden kann:
Fragen Sie sich: Woran würden A., seine Eltern und die Fachkräfte merken, dass das Ziel erreicht ist? Bis wann? Wer trägt was dazu bei? Was sagt A. selbst – und wie halten Sie seine Worte fest?
Möglicher Lösungsweg anzeigen
„Ziel 1: A. fährt ab November selbstständig mit dem Bus zu seinem Praktikumsbetrieb und sucht die Verbindung selbst heraus; Überprüfung im nächsten Hilfeplangespräch (März) anhand seiner Schilderung und der Anwesenheitsbestätigung des Betriebs. Ziel 2: A. reicht bis zum Halbjahreszeugnis die drei fehlenden Mathematik-Ausarbeitungen nach; dafür plant er jeden Dienstag mit dem Erziehungsbeistand die Lernwoche. Sicht von A.: „Selbstständig heißt für mich, dass mir nicht dauernd jemand sagt, wann ich losmuss.“ Er wünscht, dass die Eltern nicht mehr täglich nach den Hausaufgaben fragen. Vereinbart: Die Eltern fragen einmal pro Woche (sonntags) nach; der Erziehungsbeistand berichtet beim nächsten Hilfeplangespräch, wie das für alle funktioniert hat.“
Es gibt nicht die eine richtige Lösung – entscheidend ist, dass jedes Ziel überprüfbar, mit den Beteiligten abgestimmt und mit Zeitpunkt und Zuständigkeit versehen ist.
🧠 Reflexionsfragen
- Sind in meinen Hilfeplänen die Wünsche der Beteiligten mit ihren eigenen Worten sichtbar?
- Sind meine Ziele SMART – oder eher „gute Absichten"?
- Wird die Zielerreichung bei der Fortschreibung wirklich überprüft und dokumentiert?
∑ Kernbotschaften
Bedarf, Ziele, Leistungen, Überprüfung (§ 36).
Kind, Jugendliche, Eltern; Wunsch- & Wahlrecht (§ 5).
spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminiert.
regelmäßig überprüfen & anpassen.
? Selbstreflexion: Verstehen festigen (freiwillig)
Fünf Fragen zum eigenen Nachdenken. Es gibt keine Bewertung und keine Rückmeldung durch Lehrende – die Lösungshinweise können Sie unten aufklappen.
Lösungshinweise anzeigen
§ Quellen
Rechtsquellen (amtliche Fassungen, Stand Oktober 2026; gemeinfrei nach § 5 UrhG): SGB VIII, insb. §§ 5, 8, 27, 30, 32, 36. Abrufbar unter https://www.gesetze-im-internet.de
Bundesarbeitsgemeinschaft Landesjugendämter. (2023). Qualitätsmaßstäbe und Gelingensfaktoren für die Hilfeplanung gemäß § 36 SGB VIII (2., vollständig überarbeitete Fassung). https://www.bagljae.de
Deutscher Verein für öffentliche und private Fürsorge. (2006). Empfehlungen des Deutschen Vereins zur Weiterentwicklung der Hilfeplanung nach § 36 SGB VIII (DV 35/05). https://www.bke.de/sites/default/files/migrated/dokumentationen/stellungnahme-hilfeplanung.pdf