Modul 2 · Rechtliche Grundlagen
🎯 Lernziele dieses Moduls
- Sie ordnen Dokumentationspflichten Ihres Arbeitsfeldes den passenden Rechtsquellen zu und unterscheiden ausdrückliche von abgeleiteten Pflichten.
- Sie beschreiben Schritt für Schritt, wie ein Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO bzw. § 83 SGB X in Ihrer Einrichtung bearbeitet wird – von der Eingangsnotiz bis zum Versand.
- Sie begründen mit dem Maßstab der Erforderlichkeit (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO, § 84 SGB X), wann Unterlagen aufbewahrt und wann sie gelöscht werden.
- Sie führen Einträge so, dass Angaben über Dritte erkennbar bleiben und bei einer Auskunft begründet geschützt werden können.
1 Warum ist Dokumentation rechtlich verpflichtend?
Soziale Arbeit ist öffentlich beauftragtes Handeln – im Kinderschutz sogar Teil des staatlichen Wächteramts (Art. 6 Abs. 2 GG). Wer hoheitlich handelt und öffentliche Mittel verwendet, muss sein Handeln nachweisen und begründen können.
Die Dokumentationspflicht ist teils ausdrücklich geregelt (z. B. Hilfeplan § 36, Gefährdungseinschätzung § 8a SGB VIII, Dokumentation der Behandlung nach § 630f BGB bei Behandlungsverträgen), teils abgeleitet aus Nachweis-, Sorgfalts- und Rechenschaftspflichten.
2 Die wichtigsten Rechtsquellen
Kinder- & Jugendhilfe: u. a. Hilfeplan (§ 36), Schutzauftrag (§ 8a), Sozialdatenschutz (§§ 61–68).
Sozialverwaltungsverfahren & Sozialdatenschutz (§§ 67 ff.); Akteneinsicht (§ 25); Löschung (§ 84).
Grundsätze (Art. 5), Rechtsgrundlagen (Art. 6, 9) und Betroffenenrechte (Art. 15 ff.).
Strafbewehrte Schweigepflicht für viele Berufe der Sozialen Arbeit (Details in Modul 3).
3 Aufzeichnungspflichten – was muss dokumentiert werden?
Konkrete Pflichten ergeben sich vor allem aus dem Hilfe- und Schutzprozess:
Feststellung des Bedarfs, Ziele, Art der Hilfe und regelmäßige Überprüfung – gemeinsam mit den Beteiligten.
Das Verfahren der Risikoeinschätzung ist nachvollziehbar zu dokumentieren (Modul 7).
Art, Umfang und Verlauf erbrachter Leistungen als Grundlage der Refinanzierung.
Gilt für die medizinische bzw. therapeutische Behandlung im Rahmen eines Behandlungsvertrags (§ 630a BGB): zeitnahe, vollständige Patientenakte. Für den Sozialdienst einer Klinik gelten die Vorgaben des Hauses und das Datenschutzrecht.
Neben diesen ausdrücklichen Pflichten bestehen abgeleitete Dokumentationspflichten: Sie folgen aus der allgemeinen Sorgfalts- und Rechenschaftspflicht, aus Qualitätsvereinbarungen (§§ 78a ff. SGB VIII) und aus arbeitsvertraglichen Vorgaben des Trägers. Praktisch heißt das: Auch wo kein Paragraf eine Aufzeichnung ausdrücklich verlangt, kann ihre Unterlassung als Sorgfaltsverstoß gewertet werden, wenn im Nachhinein fachgerechtes Handeln nicht belegbar ist.
4 Aufbewahrung & Löschung
Ein Grundsatz des Sozialdatenschutzes: Daten sind zu löschen, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind (Art. 17 DSGVO, § 84 SGB X); wo eine Löschung ausnahmsweise nicht in Betracht kommt, tritt an ihre Stelle die Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO, § 84 SGB X). Zugleich bestehen Aufbewahrungsfristen, die sich nach Rechtsgrundlage, Träger und Bereich richten.
Es gibt also keine einheitliche Frist für „alle Akten". Fristen sind einrichtungsintern in einem Lösch- und Aufbewahrungskonzept festzulegen.
5 Rechte der Betroffenen
Die betroffene Person ist nicht „Objekt" der Akte, sondern Trägerin von Rechten:
Recht zu erfahren, welche Daten gespeichert sind (Art. 15 DSGVO; § 83 SGB X).
Unrichtige Daten sind zu berichtigen (Art. 16 DSGVO; § 84 SGB X).
Löschung bei fehlender Erforderlichkeit (Art. 17 DSGVO); in bestimmten Fällen stattdessen Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO, § 84 SGB X).
Im Verwaltungsverfahren nach § 25 SGB X – mit gesetzlichen Grenzen (Schutz Dritter).
6 Weitergabe von Sozialdaten – kurz vorab
Die Übermittlung von Sozialdaten an Dritte ist nur unter engen Voraussetzungen zulässig – in der Regel auf Grundlage einer Einwilligung oder einer gesetzlichen Befugnisnorm (z. B. §§ 62–65 SGB VIII, § 4 KKG). Wer Daten weitergibt, muss also stets prüfen: Gibt es eine wirksame Einwilligung – oder eine gesetzliche Erlaubnis? Fehlt beides, ist die Weitergabe unzulässig und kann die Schweigepflicht verletzen. Dies ist der Kern des Sozialdatenschutzes und der Schweigepflicht, die in Modul 3 ausführlich behandelt werden.
7 Fall aus der Praxis: ein Auskunftsersuchen – zwei Vorgehensweisen
Eingliederungshilfe, Fachdienst eines Landkreises (Träger der Eingliederungshilfe). Herr T. (34) lebt mit ambulanter Unterstützung in einer eigenen Wohnung. Vor der nächsten Gesamtplankonferenz (§ 121 SGB IX) schreibt er per E-Mail an seine Fallmanagerin: Er möchte wissen, was über ihn gespeichert ist, und bittet um eine Kopie. In der Akte liegen u. a. der Gesamtplan, Gesprächsvermerke, ein ärztliches Gutachten und ein Vermerk über einen Anruf seiner Schwester. So könnte der Vorgang bearbeitet werden (fiktives, anonymisiertes Beispiel):
| Merkmal | Vorgehen A | Vorgehen B |
|---|---|---|
| Haltung | „Akte ist intern“ – das Ersuchen wird abgewehrt | Auskunft als Recht der Person; Transparenz ist der Regelfall |
| Frist | „beim nächsten Termin“, ohne Datum | Eingang datiert, Monatsfrist notiert (Art. 12 Abs. 3 DSGVO) |
| Umfang | mündliche, grobe Zusammenfassung | Kopie und Pflichtangaben (Art. 15 Abs. 1 und 3 DSGVO) |
| Angaben Dritter | ganzer Vermerk soll verschwinden | gezielte Schwärzung nach begründeter Abwägung (Art. 15 Abs. 4 DSGVO) |
| Vollständigkeit der Akte | nachträgliches Entfernen – die Akte wird unrichtig | Einträge bleiben unverändert; Einschränkungen werden im Vorgang begründet |
| Nachweis | kein Vermerk über den Vorgang | Eingang, Identität, Abwägung und Übergabe dokumentiert |
| Folgerechte | nicht erwähnt | Hinweis auf Berichtigung und Beschwerderecht |
✍️ Übung (ca. 10 Minuten)
Ambulanter Dienst eines freien Trägers (Erziehungsbeistandschaften). Im Protokoll der Teambesprechung steht unter TOP 4 folgender Beschluss. Formulieren Sie einen Gegenvorschlag für das Protokoll (4–6 Sätze), der Aufbewahrung und Löschung fachlich und rechtlich begründet:
Leitfragen: Welcher Maßstab entscheidet über die Dauer der Aufbewahrung? Wer legt Fristen fest – und wo werden sie festgehalten? Was geschieht nach Fristablauf? Wie lässt sich eine Löschung nachweisen, ohne Inhalte erneut zu speichern?
Möglicher Lösungsweg anzeigen
„TOP 4 Altakten – geänderter Beschluss: Abgeschlossene Fallakten werden nicht unbefristet aufbewahrt. Maßstab ist die Erforderlichkeit: Werden die Daten für ihren Zweck nicht mehr gebraucht und steht keine Aufbewahrungspflicht entgegen, sind sie zu löschen bzw. zu vernichten (Art. 5 Abs. 1 lit. e und Art. 17 DSGVO; für Sozialdaten § 84 SGB X, dessen Schutzniveau freie Träger nach § 61 Abs. 3 SGB VIII entsprechend gewährleisten). Die Leitung erstellt bis zum [Datum] gemeinsam mit der bzw. dem Datenschutzbeauftragten ein Lösch- und Aufbewahrungskonzept mit Fristen je Unterlagenart (z. B. Fallakte, Abrechnungsunterlagen, Einwilligungen) und klärt dabei die Vorgaben aus der Vereinbarung mit dem Jugendamt. Bis dahin bleiben die Altakten verschlossen und sind nur der Leitung zugänglich. Vernichtungen werden in einem Löschprotokoll festgehalten (Aktenzeichen, Datum, verantwortliche Person – keine Inhalte).“
Es gibt nicht die eine richtige Lösung – entscheidend ist, dass „für immer“ ersetzt wird durch nachvollziehbare Fristen, eine klare Zuständigkeit und einen Nachweis über die Löschung.
🧠 Reflexionsfragen
- Aus welchen zwei „Welten" (Sozialrecht & Datenschutzrecht) speist sich die Dokumentationspflicht in meinem Arbeitsfeld?
- Gibt es in meiner Einrichtung ein schriftliches Lösch- und Aufbewahrungskonzept – und kenne ich es?
- Wüsste ich, wie ich mit einem Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO umgehe?
∑ Kernbotschaften
Pflicht aus Sozialrecht + Datenschutz + fachlichen Standards.
SGB VIII, SGB X, DSGVO/BDSG, § 203 StGB.
Erforderlichkeit als Maßstab (§ 84 SGB X); Fristen je nach Bereich.
Auskunft, Berichtigung, Löschung, Akteneinsicht.
? Selbstreflexion: Verstehen festigen (freiwillig)
Fünf Fragen zum eigenen Nachdenken. Es gibt keine Bewertung und keine Rückmeldung durch Lehrende – die Lösungshinweise können Sie unten aufklappen.
Lösungshinweise anzeigen
§ Quellen
Rechtsquellen (amtliche Fassungen, Stand Oktober 2026; gemeinfrei nach § 5 UrhG): Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), insb. Art. 5, 12, 15–18 · SGB X, insb. §§ 25, 67, 83, 84 · SGB VIII, insb. §§ 8a, 36, 61, 62–65 · SGB IX, insb. § 121 · § 630f BGB · Art. 6 Abs. 2 GG. Abrufbar unter https://eur-lex.europa.eu und https://www.gesetze-im-internet.de
Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder. (2018). Kurzpapier Nr. 6: Auskunftsrecht der betroffenen Person, Art. 15 DS-GVO (Stand 17.12.2018). https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/kp/dsk_kpnr_6.pdf
European Data Protection Board. (2023). Guidelines 01/2022 on data subject rights – Right of access (Version 2.1). https://www.edpb.europa.eu/our-work-tools/our-documents/guidelines/guidelines-012022-data-subject-rights-right-access_en
Bundesarbeitsgemeinschaft Landesjugendämter. (2023). Qualitätsmaßstäbe und Gelingensfaktoren für die Hilfeplanung gemäß § 36 SGB VIII (2., vollständig überarbeitete Fassung). https://www.bagljae.de
Goldberg, B. (2021). Schweigepflicht und Datenschutz in der Sozialen Arbeit und Beratung. Evangelische Hochschule Rheinland-Westfalen-Lippe. https://epflicht.ulb.uni-muenster.de/download/pdf/993126